Politique de confidentialité

POUR AIDER À MIEUX PROTÉGER LES GENS

Dans le cadre de sa mission et du respect de ses valeurs, Mantra Pharma inc. Mantra Solutions inc., Mantra Distribution inc., Myriad Pharma inc. ainsi que toutes leurs filiales, le cas échéant (ci-après collectivement désignées « Mantra ») font d’une priorité le respect et la confidentialité de votre vie privée.

Aux fins des présentes, l’on entend par « Renseignements personnels » tout renseignement permettant à Mantra de vous identifier personnellement, et ce, notamment et non limitativement, votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, votre date de naissance, vos informations médicales, des informations relatives à votre utilisation actuelle ou antérieure des produits et services Mantra, des informations sur vos cartes de crédit et votre historique de commandes, votre code d’utilisateur et votre mot de passe Mantra ainsi que toutes les informations recueillies lors de l’utilisation du site Web Mantra et ses produits et services. Notez par ailleurs que les renseignements relatifs à votre fonction professionnelle, tel que : nom, titre et adresse professionnelle ne sont pas assujettis à la présente Politique de confidentialité.

Dans le cadre de ses affaires, il se peut que Mantra sollicite, collecte, utilise et divulgue certains de vos Renseignements personnels dans un intérêt sérieux et légitime.

Aux fins de clarté et de transparence, dans les prochaines lignes, nous verrons à vous informer des dispositions relatives à votre consentement, du type de Renseignements personnels recueillis et des moyens par lesquels ils peuvent être retenus, utilisés et/ou divulgués, des mesures pour assurer leur protection et des droits que vous disposez quant à l’utilisation de vos Renseignements personnels.

I. Consentement

Aux termes de la loi, l’utilisation par Mantra de vos Renseignements personnels n’est permise, qu’avec votre consentement et sous réserve de quelques cas d’exception.

Ainsi, dans la mesure du possible, Mantra demandera votre autorisation avant de collecter ou d’utiliser vos Renseignements personnels en vous signalant les informations collectées et la forme d’utilisation de ces Renseignements personnels. Il se peut toutefois que dans certains cas, il ne soit pas nécessaire ou possible d’obtenir votre consentement avant de collecter ou d’utiliser vos Renseignements personnels.

En transigeant avec Mantra, que ce soit en accédant à son site Web ou en communiquant directement avec Mantra (par téléphone, par courrier électronique ou en personne), vous acceptez que vos Renseignements personnels soient soumis aux termes et conditions énoncées à la présente Politique de confidentialité, y compris les Conditions d’utilisation de son site Web.

Notez par ailleurs que dès qu’il s’agit d’un Renseignement personnel « sensible », soit un renseignement qui suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, Mantra s’engage à obtenir votre consentement de façon expresse.

De plus, dans l’éventualité où Mantra désire collecter, utiliser ou communiquer certains de vos Renseignements personnels à des fins de prospection commerciale ou philanthropique, Mantra s’engage à vous le divulguer expressément et vous pourrez alors retirer votre consentement.

Finalement, soyez informés que, sous réserve des obligations légales auxquelles Mantra est soumise, vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à l’utilisation de vos Renseignements personnels. Pour ce faire, vous devez transmettre un préavis raisonnable à l’attention de la personne responsable de la présente Politique de confidentialité chez Mantra, conformément aux dispositions de la section VII qui suit. Nous vous informerons alors des conséquences d’un tel retrait.

II. Collecte, utilisation, divulgation des Renseignements personnels

a. Collecte
Comme indiqué précédemment, il est possible que Mantra collecte des informations à caractère personnel sur ses clients, employés, consommateurs, clients, agents, partenaires, patients et/ou participants à des études ou essais cliniques, entre autres. Mantra s’engage à collecter ces Renseignements personnels par des moyens licites et que dans la mesure où ces renseignements sont nécessaires (i) à l’accomplissement de ses affaires, (ii) pour vous fournir des produits ou des services ou (iii) pour communiquer avec vous à d’autres fins.

Ainsi, que ce soit directement (par exemple dans le cadre d’une commande en ligne ou de la fourniture d’un service, d’une demande d’information sur le site Web de Mantra, d’une participation à un essai ou une étude clinique, de la réception de candidatures dans le cadre de démarches de recrutement, du traitement d’information obtenue dans le cadre de démarches de pharmacovigilance ou des suites à un appel à l’un des bureaux de Mantra) ou indirectement (notamment les informations obtenues par les professionnels de la santé, par le biais d’un ordinateur ou d’un téléphone) il se peut que Mantra obtienne des Renseignements personnels à votre endroit.
Aux fins de clarification, soyez informés que Mantra ne collecte sciemment aucune information sur les personnes mineures. Si tel devait être le cas, Mantra s’engage à respecter l’ensemble des dispositions législatives et réglementaires applicables à un tel cas.

b. Utilisation
Dans le cadre de ses activités, Mantra traite les Renseignements personnels recueillis à plusieurs fins. En voici quelques exemples :

  • Pour traiter les commandes reçues en ligne et effectuer la transaction;
  • Pour effectuer des activités liées à la pharmacovigilance;
  • Pour répondre à toutes demandes et questions concernant les produits et services de Mantra et assister la clientèle de Mantra;
  • Pour améliorer et optimiser votre expérience sur le site Web de Mantra;
  • Pour procéder à l’entretien, à la sécurité et aux analyses de ses systèmes informatiques, de ses bases de données ou de ses logiciels;
  • Pour collecter des informations sur ses produits et services et pour développer et améliorer ses produits et services;
  • Pour des fins de recherche et développement;
  • Pour colliger l’information en regard aux essais cliniques;
  • Pour des fins de recrutement;
  • Pour réorganiser ou modifier l’entreprise Mantra;
  • Pour recouvrer des paiements qui nous sont dus;
  • Pour l’envoi d’informations sur ses produits et services;
  • Pour des fins de marketing et de développement des affaires;
  • Pour transmettre du matériel promotionnel, lettres ou bulletins d’information, offres ou autres informations sur Mantra;
  • Pour satisfaire à ses obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques;
  • Pour le traitement des plaintes; et
  • Pour le traitement des données obtenues sur ses systèmes informatiques.

c. Divulgation
Les Renseignements personnels recueillis peuvent être transmis à toute entité du réseau de Mantra et être traités par de telles entités.
Vos Renseignements personnels peuvent aussi être transmis à des tiers. Dans de tels cas, seuls les représentants, agents, conseillers, mandataires, préposés et/ou employés de Mantra ayant une raison légitime d’en prendre connaissance y auront accès. Pensons notamment aux fournisseurs de service assistant Mantra dans la gestion de son site Web et de son système informatique et à tout autre consultant en marketing et en pharmacovigilance.

Dans de tels cas, Mantra verra à s’assurer que ces derniers gardent confidentiels l’ensemble de vos Renseignements personnels et ne les utilisent que dans le cadre de l’exécution de leurs services pour Mantra, et ce, conformément à la présente Politique de confidentialité. Par souci d’intégrité, Mantra exigera que ces tiers assurent le même niveau de protection que celui requis par la présente Politique de confidentialité.

Sous réserve de ce qui précède, Mantra s’engage à ne divulguer à aucun tiers les Renseignements personnels contenus dans votre dossier ni de les utiliser à des fins non pertinentes et s’engage à ne communiquer aucune liste nominative contenant vos Renseignements personnels sans votre consentement, à moins que la loi ne prévoie autrement.
Mantra peut toutefois divulguer vos Renseignements personnels si une demande est présentée par une instance gouvernementale chargée d’appliquer la loi, notamment la Commission d’accès à l’information ou de tout organisme ou instance gouvernemental ou dans le cadre de tout processus judiciaire. Sous réserve des lois applicables, Mantra peut également communiquer un Renseignement personnel lorsque cette communication est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale à laquelle Mantra entend être partie.

d. Conservation
Mantra adopte des mesures raisonnables pour veiller à ce que les Renseignements personnels collectés, traités et conservés soient complets, à jour et utilisées uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou pour lesquelles une autorisation a été donnée.

Mantra conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour le but précis pour lequel ils ont été collectées ou conformément aux exigences prévues par la loi. Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les Renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la section VII ci-bas.

Conformément à la loi, Mantra verra donc à détruire, anonymiser ou convertir dans un format empêchant votre identification les Renseignements personnels recueillis lorsque les objectifs pour lesquels ils ont été collectés seront atteints ou pour se conformer à la loi.

III. Sécurité des données

Mantra s’engage à assurer la protection de vos Renseignements personnels et à prendre les mesures de sécurité nécessaires afin d’assurer que les Renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits le soient conformément à la loi, et ce, en instaurant des contrôles administratifs, physiques et technologiques de sécurité.

Cependant, Mantra ne peut pas garantir que des tiers ne tenteront pas de violer les mesures de sécurité mises en place ou d’utiliser vos Renseignements personnels à des fins inadéquates. Mantra n’effectuera aucune surveillance des sites Web dont elle est susceptible de fournir le lien, notamment concernant ses partenaires et ses commandites. La Politique de confidentialité de Mantra ne s’applique donc pas aux sites Web des tiers.

En cliquant vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels. Mantra ne peut donc être tenue responsable de tout dommage résultant de pratiques des tiers.

Au surplus, si Mantra a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité, tel que défini par la loi, implique un de vos Renseignements personnels, Mantra verra à prendre les mesures raisonnables pour éviter la survenance d’un préjudice et la récurrence d’incidents de même nature. Elle verra également à informer les instances applicables en temps utile.

Par contre, vous n’êtes pas sans savoir qu’aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est complètement sécuritaire. Mantra ne peut donc pas vous assurer ni garantir la sécurité de vos Renseignements personnels. Il est donc possible que vos Renseignements personnels soient consultés, divulgués, altérés ou détruits par suite de la violation des mesures de protection mises en place par Mantra. Si vous avez des raisons de croire que des Renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous sans délai.

IV. Demande d’accès, de rectification, de retranchement et/ou de désindexation

À tout moment, et moyennant certaines restrictions légales, vous pouvez présenter une demande afin (i) d’avoir accès aux Renseignements personnels colligés par Mantra, (ii) de rectifier les Renseignements personnels vous concernant, (iii) de cesser la diffusion d’un Renseignement personnel vous concernant ou (iv) de désindexer tout hyperlien permettant l’accès à ce Renseignement personnel, en présentant une demande écrite à ce sujet.

Toute demande sera traitée par Mantra avec diligence et dans les délais raisonnables. Si vous êtes une personne handicapée, des mesures d’accommodement raisonnables pourront être prises, sur demande, pour vous permettre d’exercer le droit d’accès prévu par la présente Politique de confidentialité.
Si pour quelque raison que ce soit, Mantra refuse d’acquiescer à votre demande, elle verra à vous le notifier par écrit, en motivant son refus et en vous informant de vos recours.

Dans l’éventualité où les informations recueillies visent des informations relevant du domaine de la santé, Mantra se réserve le droit de refuser momentanément la consultation de votre dossier si elle juge, avec l’avis d’un professionnel de la santé à l’appui, qu’il en résulterait un préjudice grave pour votre santé. Finalement, notez qu’il se peut que Mantra ne soit pas en mesure de cesser d’utiliser vos Renseignements personnels lorsqu’il est nécessaire de les utiliser pour honorer des obligations imposées par la loi.

V. Extérieur du Québec

Si dans le cadre de ses activités, Mantra communique à l’extérieur du Québec des Renseignements personnels vous concernant, elle verra à s’assurer au préalable que les renseignements ne seront pas utilisés à des fins non pertinentes.

Dans le cas d’utilisation de listes nominatives hors Québec, vous aurez alors l’occasion valable de refuser l’utilisation de vos Renseignements personnels à des fins de prospection commerciale ou philanthropique et vous aurez la possibilité faire retrancher, le cas échéant, ces renseignements de la liste.

Dans la mesure où certains de vos Renseignements personnels seraient utilisés hors du Canada, ces derniers pourront être soumis aux lois du pays dans lequel ils seront conservés et utilisés et dans de tels cas, ils pourront être soumis à différentes formes de divulgation aux instances gouvernementales, aux tribunaux ou aux organismes chargés de l’application de la loi, en conformité avec les lois de ce pays.

VI. Commerce

Par les présentes, Mantra atteste qu’en aucun temps elle ne fait le commerce de constituer des dossiers sur autrui, de préparer et de communiquer à des tiers des rapports de crédit au sujet du caractère, de la réputation ou de la solvabilité des personnes concernées par ces dossiers.

VII. Communiquez avec nous

Si vous avez des questions en regard à l’application de ce qui précède, n’hésitez pas à communiquer avec la personne responsable de la protection des Renseignements personnels chez Mantra, aux coordonnées ci-dessous.

Monsieur Stéphane Turcotte
Vice-président Marketing

9150 boul. Leduc, Suite 201
Brossard, Québec, J4Y 0E3
confidentialite@mantrapharma.ca
450 678-7088, ext. 206

Mantra fait les efforts nécessaires pour maintenir cette Politique de confidentialité à jour. Elle pourra donc être amendée de temps à autre, sans préavis. Si vous utilisez le site Web de Mantra après que de telles modifications ont été apportées, vous signifiez votre acceptation de ces modalités modifiées.